Chủ tịch HĐQT chia sẻ về các bước lập dự án

Ngày 09 Tháng 08 năm 2022
|
Chia sẻ bài viết

Các bước lập kế hoạch dự án

Dưới đây là 6 bước cơ bản nên áp dụng khi lập kế hoạch dự án thêm hoàn chỉnh, chuyên nghiệp mà bất cứ một nhân viên, chuyên viên kinh doanh hay nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ trước khi tiến hành triển khai một dự án lớn nhỏ trong hoạt động kinh doanh của mình:

Bước 1: Xác định thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu

Kinh doanh luôn cần hướng đến đối tượng khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng cụ thể để hiểu được nhu cầu, thị hiếu, chiếm được lòng tin, tăng hiệu suất kinh doanh, từ đó đem về lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Nhưng để làm được điều đó, đầu tiên trước khi triển khai một dự án kinh doanh, thì cần xác định rõ ràng đối tượng khách hàng nhắm đến là đối tượng nào, từ đó thực hiện các bước để xác định thị hiếu, nhu cầu mà khách hàng cần để đáp ứng.

Bạn có thể xác định theo 2 trường hợp cụ thể như sau:

  • Trường hợp 1: Kế hoạch dự án theo thị hiếu của khách hàng

Để thực thi hiệu quả mục tiêu dự án theo nhu cầu khách hàng hoặc đối tác, người thực hiện lập kế hoạch dự án cần thể hiện rõ ràng được 2 vấn đề mấu chốt là:

Thứ nhất, những nguyện vọng – yêu cầu của khách hàng mong muốn dự án sắp được triển khai có thể đáp ứng

Thứ hai, xây dựng cụ thể giới hạn ngân sách, thời gian và nguồn nhân lực khi triển khai dự án, đặt ra những kết quả cần đạt được, từ đó thể hiện rõ rõ ràng trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, ban ngành liên quan khi tiến hành triển khai dự án.

kỹ năng lập kế hoạch dự ánLập kế hoạch dự án là kỹ năng cần có ở một chuyên viên kinh doanh

  • Trường hợp 2: Lập kế hoạch dự án theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý cấp cao của công ty, doanh nghiệp mình

Nếu lên kế hoạch dự án theo trường hợp này, thì cần hiểu rõ, hiểu sâu rộng được những yêu cầu, mục tiêu mà ban lãnh đạo muốn công ty đạt được, từ đó có những phương án, đề xuất cụ thể về ngân sách, thời gian, nguồn nhân lực, phạm vi dự án,… để ban lãnh đạo hiểu và quyết định thông qua để triển khai dự án theo hướng mục tiêu đã đề ra.

» Đừng bỏ lỡ: 6 Kỹ năng quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian

Bước 2: Xác định rõ ràng mục tiêu trong khi lập kế hoạch dự án

Vai trò chính của kế hoạch dự án là thể hiện được rõ ràng những mục tiêu cần đạt được, cần thực hiện được trong khoảng thời gian đã đề ra, từ đó sắp xếp, phân bổ cá nhân, bộ phận,… cùng nhau phối hợp thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Do đó, trong bản kế hoạch dự án nhất định phải trình bày được chi tiết nhất, liệt kê rõ ràng được những mục tiêu cần đạt được khi thực hiện dự án kinh doanh mới này. Để thông qua đó, người đọc – người nghe (có thể là ban lãnh đạo công ty, khách hàng, đối tác) nhìn thấy tổng quan dự án, dễ dàng đánh giá được mức độ thành công, đặt ra những kỳ vọng về kết quả dự án có thể chinh phục được.

Khi có các mục tiêu được liệt kê rõ ràng, ứng với thời gian, giai đoạn cụ thể, thì doanh nghiệp có thể dựa vào đó cùng đánh giá thực tiễn thị trường và khách hàng, đưa ra quyết sách, các đầu mục công việc, các bộ phận liên quan, các bộ phận tiến hành và chịu trách nhiệm,… khi triển khai dự án.

Để những mục tiêu đã đặt ra bám sát với thực tế thị trường kinh doanh, khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện đảm bảo theo mô hình SMART:

  • S – Specific (tính cụ thể)
  • M – Measurable (sự đo lường, chính xác)
  • A – Achievable (tính khả thi)
  • R – Relevant (tính thực tế)
  • T – Time-bound (giới hạn thời gian)

mô hình smartLập kế hoạch dự án cần bám sát mô hình SMART

Bước 3: Xây dựng kế hoạch đạt mục tiêu theo từng giai đoạn

Bước tiếp theo trong lập kế hoạch dự án là xây dựng kế hoạch thực hiện và tiến trình cụ thể khi triển khai dự án theo từng khoảng thời gian, giai đoạn cụ thể. Đó chính là tiến độ công việc khi triển khai dự án, để từ đó có các phương án hạn chế rủi ro có thể gặp phải khi thực hiện kế hoạch dự án.

» Tham khảo thêm: 5 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng chuẩn nhất

Bước 4: Thiết lập tiến độ dự án

Bước tiếp theo trong lập kế hoạch dự án là cần trình bày được kế hoạch triển khai dự án ứng với từng giai đoạn và quy trình, những đầu mục công việc cần thực hiện, quản lý khi dự án được triển khai.

Và ở phần này, người làm kế hoạch dự án cần liệt kê ra những công việc, nhiệm vụ, chi tiết từng bước thực hiện, thời gian hoàn thành, các yếu tố phụ thuộc,… giúp cho việc thực hiện dự án là khả thi nhất.

Nếu bạn là nhân viên mới hay chưa có kinh nghiệm, trước khi thực hiện phần này hãy xin ý kiến, lời khuyên từ các đồng nghiệp, “đàn anh đàn chị”, cấp trên,… là những cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm, có chuyên môn cao, đã trực tiếp thực hiện nhiều dự án thực tế trước đó để có “cái nhìn” sâu sắc nhất, thiết lập nên kế hoạch chi tiết, khả thi, bám sát thị trường kinh doanh nhất.

thiết lập tiến độ dự ánThiết lập tiến độ dự án là một bước khi lập kế hoạch dự án

Bước 5: Xác định các tình huống rủi ro và đề xuất phương án hạn chế rủi ro

Trong cuộc sống không tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào, và trong lĩnh vực kinh doanh cũng vậy. Nên khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện cũng cần suy tính đến những rủi ro, bất lợi, thách thức có thể xảy ra khi triển khai dự án, dù nhiều hay ít cũng không thể bỏ qua.

Công việc này sẽ giúp doanh nghiệp cùng họp bàn, đưa ra các phương án, quyết sách phù hợp để hạn chế tối đa những rủi ro đó, để đảm bảo dự án sẽ vấn được triển khai như kế hoạch và đạt được mục tiêu, kết quả đã đề ra nhanh nhất.

Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án

Trước khi trình bày bản kế hoạch dự án trước khách hàng, đối tác, ban lãnh đạo doanh nghiệp,… hãy chắc chắn bạn đã hoàn thành bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh theo những gợi ý trên đây, và đã tiến hành chỉnh sửa kĩ càng, để tự tin đứng trước cuộc họp với các bên liên quan trình bày tất cả nội dung trong kế hoạch đã lập ra.

Và chính trong cuộc họp, bản kế hoạch của bạn sẽ là chủ đề để mọi cá nhân tham dự có thể thảo luận, đưa ra ý kiến, góp ý, nêu câu hỏi, đánh giá,… để bạn phản biện hoặc cân nhắc tiếp thu và chỉnh sửa kế hoạch dự án cho hoàn hảo và có tính khả thi, hiệu quả hơn.

Bài viết liên quan